WETTEN EN REGELGEVING
Om vrijwilligerswerk goed en veilig te laten verlopen gelden er een aantal regels en wetten. Hieronder hebben we de belangrijkste opgesomd.
Het kan zijn dat er tijdens het doen van vrijwilligerswerk sprake is van schade, diefstal of vernieling van eigendommen. Hoe zit het dan met de Wettelijke Aansprakelijkheid (WA)?
Ben ik als vrijwilliger verzekerd?
Over het algemeen geldt dat je als vrijwilliger:
· eerst moet nagaan of je eigen verzekering de situatie dekt;
· zo niet, je de organisatie waar je werkt kunt vragen hoe zij de aansprakelijkheid geregeld hebben;
· is dit ook niet het geval, dan komt de situatie eventueel in aanmerking voor de vrijwilligersverzekering die de gemeente Twenterand (gratis) aanbiedt, de VNG Vrijwilligersverzekering van Centraal Beheer.
Wat is de VNG Vrijwilligersverzekering?
De VNG Vrijwilligersverzekering is bedoeld om de risico’s die iemand loopt tijdens het verrichten van vrijwilligerswerk te verzekeren. De verzekering is bedoeld voor alle vrijwilligers, mantelzorgers, maatschappelijke stagiaires en jongeren die deelnemen aan projecten in het kader van maatschappelijke diensttijd. Iedereen die zich vrijwillig inzet binnen de gemeente Twenterand is dus automatisch verzekerd, behalve de vrijwillige politie en brandweer.
De VNG Vrijwilligersverzekering is een vangnetverzekering. Dit houdt in dat dat elke andere verzekering voor gaat, ook de privé verzekering van de vrijwilliger.
Op de website van Centraal Beheer vind je meer informatie over de VNG Vrijwilligersverzekering, zoals de polisvoorwaarden en het schadeformulier.
Verzekering organisaties
Verenigingen en stichtingen zullen zich ook moeten verzekeren. Zij lopen immers zelf ook het risico aansprakelijk gesteld te worden. Denk bijvoorbeeld aan een dakpan die van het verenigingsgebouw op het hoofd van een bezoeker valt, of een monteur die uitglijdt op de kantinevloer die net gedweild is. Dit is niet verzekerd onder de VNG Vrijwilligersverzekering.
Welke verzekering bij de organisatie past hangt af van de activiteiten en kan door de verzekeraar op maat worden gemaakt.
Meer informatie
Op de website van Centraal Beheer staat een overzicht met veel gestelde vragen. Misschien vind je daar je antwoord op jouw vraag.
Heb je aanvullende vragen over de verzekering, dan kan je contact opnemen met Informatiepunt Vrijwilligerswerk of neem rechtstreeks contact op met Centraal Beheer. Dat kan zowel telefonisch: 055-5798164 als per e-mail: avov.non.profit@centraalbeheer.nl.
Organisaties die vrijwilligers inzetten mogen zelf beslissen of zij vrijwilligers een vergoeding geven. Vaak hanteren organisaties het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten hoeven te maken om vrijwilligerswerk te kunnen doen.
Vergoedingen
Organisaties kunnen er dus voor kiezen om vrijwilligers te voorzien van een tegemoetkoming in onkosten. Dit kan op twee verschillende manieren, namelijk middels een onkostenvergoeding of een vrijwilligersvergoeding.
Een onkostenvergoeding houdt in dat je de kosten vergoed krijgt die je als vrijwilliger gemaakt hebt ten behoeve van je vrijwilligerswerk gemaakt hebt. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten of kosten voor postzegels, papier, etc. Als je bijvoorbeeld voor het vrijwilligerswerk reist met jouw eigen auto, dan mag de organisatie jou een kilometervergoeding geven. Deze vergoeding mag kostendekkend zijn. Voor jouw auto is dat de gemiddelde kilometerprijs waarvoor je rijdt. De kilometervergoeding mag dus meer bedragen dan de grens van 19 cent per kilometer die voor werknemers in loondienst geldt.
Een vrijwilligersvergoeding is een vast bedrag voor alle onkosten die de vrijwilliger maakt. Er is sprake van een vrijwilligersvergoeding als de vergoeding zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Als je alleen een vrijwilligersvergoeding krijgt dan is deze onbelast. De organisatie waarvoor je vrijwilligerswerk doet hoeft de vergoeding niet door te geven. De vrijwilligersvergoeding is aan de volgende regels gebonden:
· De vergoeding bedraagt maximaal 190 euro per maand of 1900 euro per jaar;
· De vrijwilliger verricht werkzaamheden voor een organisatie die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting, voor een ANBI of voor een sportorganisatie;
· De vrijwilliger doet de werkzaamheden niet voor zijn beroep;
· De vrijwilliger is niet in dienst bij de organisatie, sportvereniging of stichting;
· De maximumbedragen gelden voor het totaal aan vergoedingen. Dus wanneer de vrijwilliger naast een vrijwilligersvergoeding ook gespecificeerde kostenvergoedingen ontvangt, dan worden beide vergoedingen bij elkaar opgeteld en gelden dezelfde maximum bedragen als hierboven.
· Worden de maximum bedragen overschreden, dan moeten zowel de vrijwilligersorganisatie als de vrijwilliger de vergoeding op te geven aan de Belastingdienst.
Bijstandsuitkering en vrijwilligersvergoeding
Ontvang jij een bijstandsuitkering en daarnaast een vergoeding voor vrijwilligerswerk? Dan verandert de hoogte van de uitkering niet als de vergoeding in 2023 niet hoger is dan 190 euro per maand en 1900 euro per jaar. Wij raden je aan om het te bespreken met de consulent van de gemeente.
Jonger dan 27 jaar?
Dan kan een vergoeding voor vrijwilligerswerk gevolgen hebben voor de hoogte van je uitkering. Dit hangt af van het soort vergoeding. Gaat het om een algemene kostenvergoeding, dan wordt je gekort op de uitkering. Bij een vergoeding voor gemaakte onkosten gebeurt dat niet.
Lees meer informatie over de vrijwilligersvergoeding op de website van de Belastingdienst.
Vrijwilligers zetten zich 'belangeloos' in voor een organisatie of instelling. Toch is die inzet vaak niet geheel vrijblijvend. Beide partijen, vrijwilliger en organisatie, hebben bepaalde verwachtingen van de samenwerking. Een vrijwilliger kan behoefte hebben aan ondersteuning of begeleiding, een organisatie wil dat taken en verantwoordelijkheden worden nagekomen. Een vrijwilligersovereenkomst kan ervoor zorgen dat wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn.
Een vrijwilligersovereenkomst is dus in het belang van de organisatie én de vrijwilliger. Redenen om een vrijwilligersovereenkomst af te sluiten zijn:
· Het stelt je in staat om duidelijke afspraken in een overeenkomst op papier te zetten. Vaak weet je na verloop van tijd niet meer precies wat ook alweer de gemaakte afspraken waren. Tevens is het goed om de rechten en plichten over en weer duidelijk te hebben.
· Het geeft fiscale duidelijkheid. In de overeenkomst kan worden opgenomen welke onkosten de vrijwilliger maakt en welke worden vergoed. Als de belastingdienst hierom vraagt kunnen de gemaakte afspraken hierover aangetoond worden.
· Het voorkomt problemen met de verzekeraar. Vrijwilligers kunnen tijdens hun inzet schade oplopen of veroorzaken Het is dan wel van belang dat je kunt aantonen dat er sprake is van vrijwillige inzet. Dit doe je met een vrijwilligersovereenkomst.
Net als een betaalde werknemer heeft ook een vrijwilliger recht op duidelijkheid en moeten er bepaalde afspraken worden gemaakt tussen de vrijwilliger en de organisatie waarvoor de vrijwilliger zich inzet. Bekijk hieronder een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst.
Klik hier om een voorbeeld van een vrijwilligersovereenkomst te downloaden.
Voor vrijwilligers is de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) niet meer van toepassing. Alleen wanneer er sprake is van groot risico, zoals bijvoorbeeld het werken met gevaarlijke stoffen. Vrijwilligersorganisaties zijn vanuit hun zorgplicht verantwoordelijk voor een veilig en gezond werkklimaat voor hun vrijwilligers.
Minderjarigen
In geval van minderjarigen dienen organisaties zich aan de arbeidstijden te houden. De regels over de tijden wanneer jongeren als vrijwilliger mogen worden ingezet verschillen, voor vrije dagen gelden bijvoorbeeld andere regels dan voor schooldagen. Jongeren mogen maar een beperkt aantal uren werken, afhankelijk van de leeftijd.
Sociale veiligheid
Voor organisaties is het ook van belang dat zij aandacht schenken aan de sociale veiligheid, zoals het voorkomen van ongewenst gedrag. Meer informatie over dit thema kun je lezen op de website van het Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Vrijwilligers die werken met kwetsbare mensen komen in aanmerking voor een gratis Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Een VOG aan kan worden afgegeven aan een natuurlijke persoon (mensen) en aan rechtspersonen (bedrijven/organisaties). Voor veel vrijwillige functies is het nodig om een VOG te kunnen overleggen en in sommige branches is het zelfs wettelijk verplicht.
VOG aanvragen
Een VOG kan aangevraagd worden via de gemeente (€ 41,35) of via internet (€ 33,85). Op het aanvraagformulier moet de organisatie aangeven op welke functieaspecten hij de betreffende vrijwilliger wil laten screenen. Voor bepaalde sectoren zijn specifieke screeningsprofielen gemaakt, bijvoorbeeld voor de taxibranche.
Het is alleen mogelijke een VOG digitaal aan te vragen als de aanvraag digitaal is klaargezet door de organisatie die de VOG van de vrijwilliger vraagt. De organisatie moet dan met eHerkenning inloggen op de website van Justis. De organisatie bereidt de aanvraag voor. De vrijwilliger ontvangt een vervolgens een e-mail met de mededeling dat een VOG wordt aangevraagd. Via een link in deze e-mail kan de vrijwilliger inloggen in DigiD, waar de VOG-aanvraag kan worden afgerond.
Wanneer de aanvraag via de gemeente wordt ingediend, moet de vrijwilliger bij de gemeente een geldig identiteitsbewijs tonen en de kosten van de aanvraag voldoen. Vooraf kunnen de organisatie en de vrijwilliger samen het aanvraagformulier invullen. De gemeente controleert het formulier, int de kosten en stuurt het aanvraagformulier door naar Justis.
Gratis VOG
Per 1 november 2018 is de regeling Gratis VOG ingegaan. Het uitgangspunt van deze regeling is dat elke vrijwilliger die met mensen in een afhankelijkheidssituatie werk een gratis VOG kan aanvragen.
Het doel van deze regeling is het voorkomen van verschillende vormen van grensoverschrijdend gedrag door vrijwilligers. De VOG is daarmee een belangrijk onderdeel van het preventie – en integriteitsbeleid van elke vrijwilligersorganisatie. De vrijwilliger kan met de VOG aantonen dat hij of zij in het verleden niet iets heeft gedaan dat het vrijwilligerswerk in de weg staat.
Organisaties die in aanmerking willen komen voor de regeling kunnen zich aanmelden via de website gratisvog.nl . Het CIBG beoordeelt of de organisatie aan de gestelde criteria van de regeling voldoet en zal de organisatie hiervan op de hoogte stellen. Als een organisatie eenmaal is aangemerkt als een Gratis VOG-organisatie, dan geldt de toelating voor een periode van maximaal 5 jaar.
Wil je als organisatie meer informatie over de procedure en de voorwaarden? Kijk dan op de website gratisvog.nl . Meer informatie over VOG is te vinden op de website van Justis.
Het is ook mogelijk om de op 16 maart door Vereniging NOV georganiseerde Webinar terug te kijken via YouTube.
Voor alle organisaties binnen de Europese Unie die persoonsgegevens verzamel en bewaren geldt sinds 2018 de AVG. Controle op de naleving van de privacywetgeving wordt in Nederland uitgevoerd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor organisaties die met vrijwilligers werken is het belangrijk om:
· Alleen gegevens vast te leggen die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Deze informatie moet vastgelegd zijn zodat voor iedereen duidelijk is wat, hoe, waarom en met welk doel de gegevens verzameld en bewaard worden;
· Ervoor te zorgen dat degene van wie de persoonsgegevens vastgelegd worden toestemming gegeven heeft. Alleen als er een wettelijke verplichting of een algemeen belang is, is er geen toestemming nodig. Iedereen heeft het recht zijn bewaarde gegevens in te zien en te (laten) wijzigen.
· Vast te leggen op welke manier de gegevens veilig zijn en wie toegang tot de gegevens heeft. Wanneer externe gebruikers die inzicht in de persoonsgegevens hebben, moet er een verwerkersovereenkomst afgesloten worden. In deze overeenkomst staat beschreven hoe er met de gegevens moet worden omgegaan en met welk doe ze worden verstrekt. Beide partijen ondertekenen deze overeenkomst.
· Vrijwilligers en medewerkers op de hoogte te stellen van de AVG. Om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt is het raadzaam om het onderwerp regelmatig te bespreken.
· Te beschrijven welke procedure gevolgd moet worden in geval van een datalek. Elke organisatie die persoonsgegevens bewaart is namelijk verplicht om binnen 72 uur een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens lees je nog meer over de AVG. Of bekijk het stappenplan van het NOV en leer hoe je als vrijwilligersorganisatie om kunt gaan met de AVG.
Per 1 julie 2021 is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) in werking getreden. De WBTR is bedoeld om bestuur en toezicht van verenigingen en stichtingen te verbeteren. Volgens de wet moeten de bestuurlijke structuur, besluitvorming en het toezicht op orde zijn.
De overheid wil met de wet voorkomen dat wanbestuur, misbruik van posities, onverantwoordelijk financieel beheer, zelfverrijking en andere ongewenste activiteiten verengingen en stichtingen schaden. De WBTR helpt om procedures en verantwoordelijkheden met elkaar te bespreken en vast te leggen.
De WBTR zorgt voor minder gedoe binnen je organisatie. Het behoedt huidige bestuursleden voor persoonlijke aansprakelijkheid en laat nieuwe bestuursleden zien dat zaken goed op orde zijn. Of er naar aanleiding van de WBTR iets aangepast moet worden in de statuten van jouw organisatie hangt af van hoe jouw bestuur en het toezicht op het bestuur is vormgegeven en wat er in de statuten staat. Wanneer de statuten moeten worden aangepast dan kan dit nog tot 5 jaar na de invoering van de WBTR.
Checklist voor besturen
Naast het aanpassen van de statuten is de WBTR ook bedoeld om de kwaliteit van besturen te verbeteren. De checklist van het NOV kan helpen om te zien wat de gevolgen van de WBTR voor jouw stichting of vereniging kunnen zijn. De checklist geeft aan wat er aangepast moet worden, maar niet hóe bepaalde zaken aangepast moeten worden. Dat kan op verschillende manier. Welke manier het beste bij jouw organisatie past maak je zelf uit.
Ter ondersteuning heeft het Instituut Verenigingen Branches en Beroepen (IVBB) een WBTR-stappenplan ontwikkeld. Dit stappenplan helpt om aan de Wet te kunnen voldoen. Meer informatie over het stappenplan lees je hier.
